¿Podrían llegar a ser las oficinas 100% paperless?

¿Podrían llegar a ser las oficinas 100% paperless?

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La transición mundial a la que se sometieron las oficinas de documentación impresa al formato paperless fue un proceso para el que muchos no estaban preparados, ya sea por falta de tecnología o por falta de personal para la transcripción de cientos de documentos que contenían información fundamental de la empresa y los clientes, esto provocó que algunos negocios se estancaran por un rato en el viejo formato impreso.

Muchas empresas optaron por contratar los servicios de la gestión de contenido empresarial (ECM), sin embargo para muchas otras aun hoy en día la impresión juega un papel muy importante para el funcionamiento correcto de las labores diarias. Probablemente no exista ninguna empresa totalmente paperless hoy en día debido a que muchos documentos como contratos deben tener firmas, sin embargo hay muchas ventajas de aplicar esta nueva tecnología en nuestros espacios de trabajo:

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Seguridad de los documentos. Muchas veces en las oficinas que manejan muchos documentos impresos puede llegar a suceder que alguno se traspapele o tenga algún tipo de accidente que lo vuelva ilegible; en algunas ocasiones las tintas con las que se imprime tienen cierto “tiempo de caducidad” por lo que con el paso de los meses se borra la información, en estos casos una copia digital es la mejor opción para mantenerlo intacto.
Actualización simultánea. Con los formatos digitales de los documentos, las personas que tengan acceso a ellos pueden modificarlos cuando sea necesario desde cualquier dispositivo móvil, de esta manera no se tiene que re imprimir un documento si alguna información ya sea de la empresa o del cliente tiene que ser actualizadas, así no se pierde ningún detalle.
Compartiendo al momento. Otra gran ventaja que tiene el recurso paperless en las empresas es que inmediatamente después de actualizar la información se puede compartir tanto internamente como para personas ajenas a la empresa por medio de un link por correo electrónico, así un proceso que antes, cuando los documentos eran impresos, podían tardar incluso días en concretarse, ahora pueden ser completados en tan solo unos minutos.
Ahorro de recursos. Tal vez una de las características que las empresas disfrutan más de este nuevo sistema es el ahorro notable de recursos, pues al no necesitar imprimir cada versión modificada del mismo documento o cada contrato que se firma, tanto los ahorros como la contaminación que produce la empresa se reducen al mínimo.
Estar a la vanguardia tiene bastante ventajas que como empresa e incluso como empleados se pueden disfrutar; mudar al sistema paperless es una de las mejores ventajas que la tecnología ofrece al trabajador de hoy día.

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